DEPTO DE TI IMPLANTA QUADRO DE GESTÃO A VISTA ON-LINE
Você já deve ter sido convidado a avaliar algum serviço ou a qualidade da refeição servida em um restaurante utilizando bolinhas que são depositadas em algum recipiente transparente de acordo com a sua satisfação em relação ao serviço oferecido. Também já deve ter observado em algumas organizações painéis ou totens com gráficos e informações sobre o nível de qualidade, o volume produzido ou outros dados. Estes itens fazem parte de uma forma de gestão de processos denominada de Gestão à Vista.
Este sistema de gestão, que podemos encarar como sendo uma filosofia empresarial, é uma forte ferramenta de comunicação organizacional, pois transmite a mensagem muitas vezes sem a necessidade de palavras, somente com a utilização de símbolos, cores e luzes, de modo que todos conseguem receber a mensagem, muitas vezes de uma forma lúdica.
A gestão à vista tem como objetivo disponibilizar as informações necessárias de uma forma simples e de fácil assimilação, buscando tornar mais fácil o trabalho diário e também a busca pela melhoria da qualidade. Ela torna possível a divulgação de informações para um maior número de pessoas simultaneamente e ajuda a estabelecer a prática de compartilhamento do conhecimento como parte da cultura organizacional.
A prática de gestão à vista surgiu nas operações fabris, onde havia a necessidade de se informar rapidamente e de uma forma simples os colaboradores sobre o desempenho de seus processos. Atualmente esta forma de trabalho pode ser encontrada nas mais diversas atividades e em várias áreas. Servindo, por exemplo, para fornecer a quantidade de chamados em aberto naquele momento (Depto de Tecnologia)
Entre as principais vantagens da utilização da gestão à vista, ela permite uma maior facilidade de assimilação das informações por parte da força de trabalho, pois estas estão sob a forma de gráficos, símbolos e diagramas. Uma outra vantagem é o fato de todas as informações necessárias estão expostas a todos, permitindo melhor comunicação e consequentemente mais integração. Por meio da gestão à vista podemos expor os itens que são necessários serem controlados, os planos de ação, e demais informações pertinentes a cada setor de uma empresa.
A finalidade de termos as informações a vista de todos é principalmente, buscar o envolvimento e participação, pois por meio dela os problemas são expostos, e quando tomamos consciência de um problema já estamos no caminho para a sua solução. Ela facilita o controle, uma vez que permite a comparação com os padrões existentes de forma rápida.
Uma das aplicações da gestão à vista adotada por uma grande quantidade de organizações é o que denominamos de Kanban, que é uma forma de controlar os estoques de matéria prima e de produtos em processos por meio a utilização de cartões. A utilização dos cartões possibilita que as pessoas possam verificar rapidamente a situação das peças no estoque e agilizem a reposição das mesmas, programarem o que irão produzir e em que quantidade de modo a diminuir os estoques ter maior controle sobre a produção.
Também faz parte deste modo de gestão a utilização de indicadores luminosos, principalmente em parques fabris, onde existem diversas máquinas e equipamentos. Um exemplo desta sinalização são os sinalizadores nas cores azul, amarelo e vermelho, por meio dos quais o gestor e o pessoal de apoio pode, por meio da visão geral, identificar quais equipamentos estão funcionando (azul), em espera ou preparação (amarelo) e com defeitos (vermelho), de uma forma rápida e simples, possibilitando assim uma ação imediata.
Os quadros de gestão à vista também são uma forma de estimular a competição sadia entre setores, pois permite a intercomparação, e possibilita aos gestores o estímulo aos seus colaboradores pela melhoria de performance, afinal ninguém gosta de perder, e desta forma é possível a visualização de quem está em melhor situação favorecendo o benchmarking interno.
Os gráficos e demais informações presentes nos quadros devem ser adequados ao público a que os mesmos estão direcionados, fornecendo informações suficientes e necessárias, procurando evitar fornecer informações em demasia e também a poluição visual. Neste caso eles acabariam atrapalhando e confundindo em vez de ajudar.
Uma última palavra sobre os quadros de gestão à vista diz respeito a atualização dos mesmos, que deve ter sua freqüência determinada e seguida à risca, pois caso as informações fiquem desatualizadas eles correrão o risco de ficar sem valor, pois os colaboradores não mais se importarão com o que tem escrito no mesmo. Também sua atualização deve ter a freqüência mantida à risca de forma a gerar nos colaboradores a expectativa por informações frescas e criando a disciplina de acompanhamento de resultados.
Estes são alguns exemplos da utilização da gestão à vista, existem diversas formas de se usar esta importante ferramenta de gestão, cabendo à cada organização a escolha da melhor forma, de acordo com suas características e com a cultura organizacional. Se você desejar mais informações sobre este assunto, venha nos visitar para conhecer o modelo que implantamos em nosso Depto.
